Comité de gestion

A quoi sert un comité de gestion ?

Chaque service dispose d'un comité de gestion, composé de parents bénévoles, qui assiste le gérant et son équipe dans la gestion quotidienne et assure le lien avec le Conseil d'administration.

Les comités de gestion sont un organe intermédiaire de décision, ils permettent de préparer les décisions et propositions qui seront soumise à la décision du Conseil d'administration.

C’est également au cours de ces comités de gestion que des projets entre l’école et l’Apeee Services sont discutés et élaborés, l’objectif principal de l’Apeee Services étant de s’assurer que les services répondent à l’intérêt général des parents et de l’Ecole.

Les membres de la communauté scolaire (directeurs, personnel enseignant,  représentants des enseignants des trois niveaux, représentants des élèves) sont impliqués dans les travaux des comités de gestion en fonction des sujets traités,

Les comités de gestion se réunissent plusieurs fois par an en fonction des besoins.

Qui peut devenir membre de ces comités ?

Tout parent voulant s'impliquer de manière régulière dans le suivi d'un ou de plusieurs services.

Procédure: à tout moment de l’année scolaire, le candidat envoie une lettre de motivation au CdG choisi via la Directrice de l'APEEE Services à l'adresse suivante coordination@apeee-bxl1-services.be . Le CdG l’étudie et, après délibération au sein du CdG et du CA, le candidat est invité à participer en tant qu’observateur aux réunions pendant 1 an . Après cette période d’observation il est élu  officiellement pour 2 ans renouvelable , sur proposition du CdG et après réévaluation de la candidature de la part du CA.

Liste des membres des comités

  • Le comité de gestion de la cantine est composé de Paola Caruso, Iris Manzanares Murillo, David Delamarre.
  • Le comité de gestion du périscolaire est composé de Fairouz Dridi-Rotenberg, Paola Caruso, Céline Chaumeil.
  • Le comité de gestion du transport est composé de Ivo Schmidt, Valentina Corsetti, Zoltan Krasznaï, Drazen Budimir, Eduardo Lanza Saiz, Martina Walter.
  • Le Comité de gestion de périscolaire de Berkendael est composé de  Stéphanie Ressort, Marek Bobis, Milena Damianova, Camilla Storace, Dheepa Rajan.

Règlement d'ordre intérieur des Comités de gestion (CG de APEEE Services ASBL:

1. A quoi sert un Comité de gestion et mode de fonctionnement.

Le Comité de gestion (CG) est un organe intermédiaire de décision et d’orientation concernant le secteur d’activité dont il assume la supervision. Par ailleurs, il permet de préparer les décisions et propositions stratégiques qui seront soumises à la décision du Conseil d'Administration.

Chaque service dispose d'un Comité de gestion, composé de parents bénévoles (maximum 5 membres titulaires), qui accompagnent le gérant et son équipe dans la gestion quotidienne et assure le lien avec le Conseil d'administration.

Toutes les décisions doivent être coordonnées avec la Direction de l’ASBL qui fera le lien avec le Conseil d'Administration (CA). Les présidents des Comités peuvent être invités au CA.

C’est également au cours de ces comités de gestion que des projets entre l’Ecole et l’APEEE Services sont discutés et élaborés, l’objectif principal de l’APEEE Services étant de s’assurer que les services répondent à l’intérêt général des parents, des élèves et de l’Ecole.

Les autres membres de la communauté scolaire (représentants des élèves, directeurs, personnel enseignant, représentants des enseignants des trois niveaux,) sont impliqués dans les travaux des Comités de gestion en fonction des sujets traités.

Chaque membre d’un CG signe une charte de confidentialité également qui l’engage aux devoirs de retenue sur les sujets débattus en CG et tous sujets attenants aux affaires de l’asbl.

Les Comités de gestion se réunissent plusieurs fois par an en fonction des besoins.

2. Qui peut devenir membre de ces Comités ?

Tout parent voulant s'impliquer de manière régulière dans le suivi d'un ou de plusieurs services.

Procédure : à tout moment de l’année scolaire, le candidat peut envoyer une lettre de motivation au CG choisi, via la Direction de l'APEEE Services à l'adresse suivante : coordination@apeee-bxl1-services.be. Le CG l’étudie et, après délibération au sein du CG, le candidat est invité à participer en tant qu’observateur aux réunions pendant une année scolaire.

Les observateurs ne peuvent pas voter au sein du CG ni s'exprimer en son nom.

Après cette période d’observation le/a candidat/e est nommé/e par le CA sur proposition du CG et devient officiellement membre du CG pour 2 ans renouvelables.

Chaque CG peut avoir un maximum de 2 observateurs à la fois, sauf dans le cas où un nombre supérieur de membres titulaires sont en fin de mandat et ne représenteront pas leurs candidatures pour un nouveau mandat.

3. Procédure pour une gestion de communication efficace

Toute communication à propos d’un projet ou de réflexion ou demande d’appui pour un projet doit d’abord être partagée avec la Direction. Cette communication doit faire l’objet d’une collaboration entre le gérant, son équipe et le Comité de gestion supervisant leur travail afin d’harmoniser les différentes communications, tant orales qu’écrites.

Charte de confidentialitéCharte-confidentialité-2021-2022.pdf (uccleparents.org)

 

Fonds de solidarité pour l'APEEE Services et son Comité

Conscients du fait que certains parents éprouvent des difficultés particulières à financer le coût des services qu'ils fournissent, l’APEEE Services a créé un fonds de solidarité auquel ces parents peuvent s'adresser pour obtenir une contribution à ces coûts.

Un comité restreint, le Comité du fonds de solidarité (CFS), a été mis en place. Il examinera, en toute confidentialité, les demandes d'aide et proposera des décisions au Conseil d'administration des Services. Les propositions seront anonymes.

Les parents pouvant bénéficier d'une aide seront ceux dont les moyens financiers sont les plus faibles, compte tenu de la situation familiale complète. A l'exception de l'année en cours (2021/22), les demandes doivent être faites au début de l'année scolaire, ou lors de l'arrivée d'un nouvel élève ou d'un changement inattendu de la situation familiale. L'aide totale disponible est limitée au budget approuvé.

Vous trouverez ci-dessous le règlement du fonds et le formulaire à utiliser pour les demandes. Toute correspondance doit être adressée à la boîte-mail fonctionnelle du Comité du fonds de solidarité : solidarityfund@apeee-bxl1-services.be

Règlement interne du Fonds de solidarité des Services de l'APEEE

Article 1.

Le Fonds de solidarité (FS) de l'APEEE Services peut fournir une aide financière aux membres de l'APEEE qui éprouvent des difficultés exceptionnelles à faire face aux coûts liés à l'éducation de leurs enfants à l’EEB1.

Article 2.

  1. Un Comité du fonds de solidarité (ci-après dénommé "le CFS") est établi. Il sera composé de trois (3) à cinq (5) membres.
  2. Tous les membres doivent être membres du Conseil d'administration de l'APEEE Services, la cessation des fonctions au sein du Conseil d'administration entraînant la fin immédiate du mandat du CFS.
  3. Le conseil d'administration de l'APEEE Services doit nommer un membre du CFS comme président et un autre comme trésorier. Les membres du SFC sont nommés pour un an, une nomination faite par le conseil d'administration de l'APEEE Services lors de sa première réunion après avoir été élu par l'assemblée générale de l'APEEE Services. Les membres du CFS peuvent être renommés.
  4. Tous les membres signeront un accord de confidentialité et de protection des données (ainsi que tous les membres du personnel de l'APEEE Services qui traitent les données concernant les demandes et les transferts de fonds), et il leur est interdit de divulguer des données personnelles à des non-membres du CSF.
  5. Les membres du CFS déclareront tout conflit d'intérêt potentiel au Président avant ou pendant le traitement d'une demande d'aide financière. Le Président décidera si ce membre est autorisé à participer au processus ou non. Si ce n'est pas le cas, le Président peut inviter un autre membre du Conseil à titre temporaire pour participer à la procédure (conformément à l'Art. 2.4).
  6. Le CFS se réunit sur invitation du Président, à condition que des demandes aient été faites. Les procurations sont autorisées. Des procédures écrites peuvent être lancées pour statuer sur une demande.
  7. La CFS n'émettra pas de garanties ou de prêts. Des remboursements volontaires peuvent toutefois avoir lieu.
  8. La CFS rendra compte au Conseil d'administration et fournira des procès-verbaux et des comptes (à l'exception des données personnelles ou d'autres informations d'identification des bénéficiaires de l'aide).

Article 3.

  1. Le budget du FS est soumis à l'Assemblée générale dans le cadre du budget annuel de l'APEEE Services.
  2. Les fonds disponibles pour le budget des FS comprennent une contribution annuelle des cotisations reçues de chaque service, ainsi que des contributions volontaires qui peuvent être limitées à une catégorie de coûts éligibles, tels que les bus à émission zéro.

Article 4.

  1. Le CFS propose des décisions sur les demandes d'aide financière pour les activités spécifiques décrites à l'article 8 jusqu'à un maximum de 80%. Dans des circonstances exceptionnelles, le CFS peut accorder une aide financière jusqu'à 100 %. Le CFS prend en considération la situation familiale, les revenus disponibles, l'importance de la dépense du point de vue scolaire et toute autre circonstance particulière pertinente. Une seule demande d'aide par bénéficiaire individuel peut normalement être accordée par année scolaire. Dans une famille de frères et sœurs, chaque enfant compte comme un bénéficiaire individuel.
  2. Le CFS ne propose pas l'octroi d'une aide dépassant le montant total disponible dans son budget. Il établit des critères objectifs pour l'acceptation des demandes, ainsi que pour le pourcentage des coûts admissibles à couvrir, compte tenu des fonds disponibles.

Article 5. Décisions à la majorité

Les décisions au sein du CFS sont prises à la majorité absolue de ses membres, qui ne peuvent voter que pour ou contre une demande. En cas de partage des voix, lorsque les votes pour et contre l'octroi d'une demande sont égaux, la voix du Président est prépondérante. Les propositions du CFS sont transmises au Conseil de l'APEEE Services pour décision, après anonymisation adéquate des données personnelles. Cette décision sera définitive.

Article 6. Procédure de candidature

  1. Les demandes doivent être soumises à la boîte-mail dédiée, solidarityfund@apeee-bxl1-services.be, en utilisant le formulaire fourni par le CFS. Tous les demandeurs doivent fournir les raisons de leur demande, y compris les pièces justificatives, afin de recevoir une aide financière du Fonds de solidarité. Chaque demande sera ouverte par le Président ou par une personne désignée par lui, se verra attribuer un numéro et sera ensuite traitée de manière anonyme.
  2. La confidentialité concernant le demandeur sera garantie par le CFS et l'APEEE Services vis-à-vis de toute partie extérieure au CFS et au personnel des Services de l'APEEE en charge des paiements. Les demandeurs seront réputés avoir renoncé à leur droit à la confidentialité vis-à-vis des membres du CFS et du personnel de l'APEEE Services susmentionnés.
  3. Le CFS adoptera ses propositions en tenant compte de toutes les informations dont il dispose. Il peut demander des informations complémentaires et des pièces justificatives.
  4. Les demandes doivent normalement être soumises au début de l'année scolaire, et en tout cas en temps utile avant que les fonds ne soient requis.
  5. Après la première année scolaire au cours de laquelle le FS est en vigueur, le financement rétroactif n'est pas autorisé, sauf dans des circonstances dûment justifiées.
  6. Les demandes sont stockées électroniquement et ne sont accessibles qu'aux membres du CFS. Toutes les informations personnelles sont détruites lorsque le Conseil d'administration reçoit la décharge pour l'exercice financier au cours duquel la décision sur la demande d'aide financière a été prise.

Article 7. Aide financière

  1. Une aide financière peut être accordée en cas de difficulté financière manifeste et objective, compte tenu du revenu familial du demandeur et du nombre d'enfants à charge.
  2. Le demandeur doit confirmer qu'il n'existe aucune autre source possible et raisonnable d'aide financière.
  3. Les membres du conseil d'administration de l'APEEE Services ne peuvent soumettre une demande que s'ils démissionnent de leur poste.

Article 8. Coûts éligibles

  1. L'aide peut couvrir le coût pour le parent, après toute contribution d'autres sources, des services suivants jusqu'au montant maximal mentionné à l'article 4.1 :

(i) Le transport scolaire, en priorité l'augmentation des tarifs imputable au passage vers des bus non polluants.

(ii) Repas de la cantine scolaire

(iii) Activités éducatives périscolaires (Périscolaire)

(iv) Garderies

L'aide peut exceptionnellement couvrir :

(v) une partie des autres coûts nécessaires pour soutenir le développement éducatif des élèves de l'EEB1.

2. L'aide ne couvre pas les coûts qui sont éligibles à l'aide de l'école de l'EEB1 (y compris les frais de scolarité et le coût des voyages scolaires           obligatoires) ou de l'APEEE Bruxelles 1 ASBL.

Article 9. Fausses déclarations

Les fausses déclarations ou omissions volontaires entraîneront le rejet de la demande. Si la fausse déclaration ou l'omission est découverte après le versement de l'aide financière, l'argent pourra être réclamé au bénéficiaire. Les auteurs de telles fausses déclarations ou omissions volontaires ne pourront plus solliciter d'aide financière auprès de la CFS pendant une période de cinq ans.

Article 10. Déclaration

  1. Les procès-verbaux sommaires des réunions du CFS sont envoyés au Conseil d'administration de l'APEEE Services pour information. Les procès-verbaux sommaires ne contiennent pas de données personnelles qui pourraient conduire à l'identification des personnes demandant un soutien financier.
  2. L'état d'avancement des activités du fonds est rapporté au Conseil d'administration de l'APEEE Services sur une base trimestrielle.

Article 11. Révision

Le règlement d'ordre intérieur du Fonds social peut être révisé à tout moment sur décision du Conseil d'administration de l'APEEE Services. Il est publié sur le site internet de l'APEEE Services.

Formulaire de demande de soutien financier : FR-FORMULAIRE DE DEMANDE DE SOUTIEN